Organisez l'ensemble de votre séjour, plutôt que de faire une réservation à la fois

Toutes les réservations ne sont pas effectuées via la vitrine en ligne de l'hôtel.

Un couple appelle le concierge pour organiser un week-end d'anniversaire : une matinée au spa, une sortie en voilier au coucher du soleil et un dîner privé sur la plage. Un organisateur d'événements envoie un e-mail concernant une partie de golf et un cours de cuisine pour douze personnes. Un client fidèle demande à la réception de réserver une cabane et une place au club pour enfants avant son arrivée.

Ce sont là certaines des conversations les plus précieuses pour un hôtel. Il s’est toutefois avéré difficile de les transformer en réservations payantes. Le personnel enregistre chaque expérience séparément, prend les numéros de carte bancaire par téléphone ou laisse le client payer à son arrivée. Si les plans changent, l’hôtel se retrouve avec des chambres inoccupées et sans aucune recette.

Grâce à la fonctionnalité « Itinerary Links », le personnel élabore l'itinéraire complet dans l'outil de réservation back-end de Way. Way envoie ensuite au client, par e-mail ou par SMS, un lien sécurisé lui permettant de régler l'ensemble du montant. Chaque prestation est réservée jusqu'à l'expiration du lien. Dès que le client effectue le paiement, l'itinéraire est définitivement confirmé.

Vendre davantage d'expériences tout au long du séjour

Prenons l'exemple d'un complexe hôtelier qui organise des week-ends d'anniversaire.

Les clients réservent rarement un week-end de ce genre en choisissant simplement parmi une liste. Ils appellent, posent des questions et discutent des détails. Le concierge organise leur séjour en fonction de leurs envies et leur propose des expériences qu’ils n’auraient pas trouvées par eux-mêmes.

Une fois le programme défini, le concierge ajoute chaque activité à un panier dans Way, sélectionne le lien de paiement « Itinéraire » et l'envoie. Le client consulte l'itinéraire sur son téléphone, effectue un paiement unique et reçoit l'e-mail de confirmation habituel de l'hôtel.

Chaque suggestion faite par le concierge peut désormais déboucher sur une réservation. Cela se traduit par une augmentation des revenus annexes par séjour, tout en offrant cette touche humaine que les clients attendent d'un accueil de qualité.

Les itinéraires s'étendent sur l'ensemble du domaine :

• Escapades romantiques. Soins spa, dîner en tête-à-tête et sortie en voilier au coucher du soleil, le tout dans une seule formule.
• Vacances en famille. Un cours de cuisine, des activités au club enfants et une cabane pour la semaine.
• Événements spéciaux. L'équipe de l'hôtel se charge d'organiser vos demandes en mariage, vos anniversaires de mariage et vos fêtes d'anniversaire.
• Séjours bien-être. Yoga, journées spa et randonnées guidées, le tout réservé en une seule fois.

Créez des itinéraires de groupe sans avoir à récupérer de cartes à l'entrée

Les demandes de groupe passent rarement par une page de réservation.

Une organisatrice de mariages souhaite organiser une sortie en voilier au coucher du soleil et une dégustation de vins pour les invités du mariage. Une entreprise souhaite organiser un cours de cuisine et une partie de golf dans le cadre de son séminaire. L'équipe de l'hôtel élabore le programme, puis demande à l'organisateur de régler la facture.

Le personnel envoie à l'organisateur un lien accompagné d'une brève note et choisit la durée pendant laquelle les places seront réservées : 24 heures, trois jours, une semaine, une date personnalisée ou jusqu'au paiement. Si le lien expire, Way annule les réservations et remet les places en vente.

• Mariages. Activités pour les mariés et leurs invités.
• Groupes d'entreprises. Sorties d'équipe, cours et séances privées pour les séminaires d'entreprise.
• Groupes de golf et de tennis. Horaires de départ, stages et sorties pour les groupes en visite.
• Réunions de famille. Des programmes plus ambitieux organisés par une seule personne pour tout le monde.

Soyez payé avant l'arrivée du client

De nombreux établissements permettent aux clients de régler leur séjour à leur arrivée, au moment où le personnel effectue la réservation. C'est pratique sur le moment. Mais aucune carte bancaire n'est enregistrée, et un client qui ne se présente pas fait perdre à l'hôtel cette réservation.

Itinerary Links transfère ces réservations sur une fiche avant l'arrivée du client. Les clients effectuent leur paiement sur une page sécurisée qui affiche les prestations réservées, le montant dû et les conditions d'annulation de l'hôtel.

Si un client paie par un autre moyen, le personnel peut indiquer que la réservation a été réglée par carte ou en espèces. Les réservations en attente de paiement n'apparaissent pas dans les rapports financiers tant qu'elles n'ont pas été réglées.

Savoir qui doit encore payer

Toutes les réservations non réglées apparaissent avec la mention « En attente de paiement ». Le personnel peut filtrer les réservations pour les visualiser toutes au même endroit.

À partir de là, ils peuvent renvoyer un lien en prolongeant le délai, le copier dans leur propre e-mail ou message instantané, le marquer comme payé, ou l'annuler et libérer les places.

Les équipes des hôtels consacrent moins de temps au suivi, et il y a moins de chambres réservées qui restent invendues.

Itinéraires sur mesure. À régler avant l'arrivée.

Certaines des meilleures réservations d'un hôtel commencent par une conversation, et non par un clic.

« Itinerary Links » transforme ces conversations en itinéraires complets et payants, sans que personne n'ait à noter manuellement les informations de carte bancaire.

Les hôtels peuvent activer les liens vers les itinéraires via leur espace de gestion Way.